Wypełnianie wniosku o dofinansowanie zawsze należy rozpocząć od przeczytania instrukcji oraz dokumentacji konkursowej. W kwestiach niezrozumiałych warto zwrócić się po interpretację zapisów do pracowników Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich lub poszukać odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania umieszonych na stronie internetowej.

Wnioski muszą być uzupełnione o załączniki, których rodzaj i liczba zależy od charakteru przedsięwzięcia oraz od wymogów obowiązujących w wybranym programie określonych w regulaminie naboru. Niektóre dokumenty, które stanowią wymogi formalne, np. programy rewitalizacji, mogą być opracowywane przez inne podmioty. Dlatego bardzo ważne jest wcześniejsze zapoznanie się z wymogami wsparcia, tak aby możliwe było zwrócenie się np. do gminy o ujęcie projektu w ww. programie.

Na tym etapie warto zastanowić się również, czy projekt zrealizujemy sami, czy w partnerstwie. Partner projektu musi wnosić do projektu zasoby ludzkie, organizacyjne, techniczne lub finansowe. Realizacja wspólnego projektu, odbywa się na warunkach określonych w porozumieniu albo umowie o partnerstwie, którą należy dołączyć do wniosku lub dostarczyć na etapie podpisywania umowy (zależnie od zapisów regulaminów). Dokonanie wyboru partnera spoza sektora finansów publicznych musi odbywać się zgodnie z prawem zamówień publicznych, tzn. z zachowaniem zasady przejrzystości i równego traktowania podmiotów. Cała procedura wyboru musi być również zgodna z art. 33 ust. 1 ustawy wdrożeniowej.