Ewaluacja powinna być trzystopniowa. Pierwszy krok to określenie stanu wyjściowego, któremu służy też diagnoza. Jest to tak zwana ewaluacja ex ante. Jej wyniki będą dla nas stanowiły punkt odniesienia w zmierzeniu postępu, jaki udało nam się osiągnąć dzięki wprowadzeniu w życie naszej strategii. W trakcie realizacji strategii przynajmniej należy raz sprawdzać, w jakim stopniu udało nam się zbliżyć do planowanych efektów. Powinno nam to dać wskazówkę, na ile musimy zintensyfikować działania lub wprowadzić modyfikacje do planu, żeby uzyskać sukces. Jest to tak zwana ewaluacja on-going. Po zakończeniu wszystkich działań komunikacyjnych następuje ewaluacja końcowa ex post, która pozwala podsumować i ocenić wynik realizacji naszej strategii i wyciągnąć wnioski na temat skuteczności podjętych działań na przyszłość.

Bieżące monitorowanie powinno służyć bardziej ocenie sprawności realizacyjnej i organizacyjnej, terminowości, jakości podejmowanych działań, a przede wszystkim: zmniejszaniu ryzyka niepowodzenia, modyfikacji planowanych działań, podejmowaniu nowych wyzwań w związku z nowymi możliwościami i okazjami, które nie były do przewidzenia na etapie planowania, lub rezygnacji z działań, których nie da się zrealizować lub straciły sens wraz ze zmieniającą się sytuacją.

Wskazówki dodatkowe

Opracowanie strategii komunikacyjnej może się wydawać zadaniem trudnym lub zbędnym wysiłkiem, bo większość gmin podejmuje jakieś działania. Zwykle jednak okazuje się, że działania doraźnie często nie osiągają celu. Choć ich realizatorzy zdają sprawę, że informacja wychodzi, to nie interesują się już, czy dociera ona do odbiorców i co z tego wynika. Tworzenie strategii komunikacyjnej może pomóc ocenić potencjał gminy w tym zakresie i dzięki temu lepiej go wykorzystać, usystematyzować działania i zebrać pomysły, które mogą być wykorzystywane przy innych działaniach informacyjnych i promocyjnych. Działanie na podstawie strategii komunikacyjnej pozwala też na lepsze budowanie spójnego wizerunku gminy nie tylko w zakresie działań związanych z zarządzaniem dziedzictwem.

Przy wypracowywaniu strategii komunikacyjnej warto wskazać, kto będzie odpowiedzialny za jej wdrożenie. Niekoniecznie musi to być jedna osoba czy dział w gminie. Można stworzyć społeczny komitet czy zespół, który podejmie się tego zadania. Można do niego zaprosić przedstawicieli organizacji pozarządowych, mediów lokalnych czy innych środowisk, którzy będą wspierać osobę wyznaczoną z gminy i umożliwią wykorzystanie szerszej gamy środków, narzędzi i metod komunikacyjnych.

Kolejnym etapem w komunikacji jest stworzenie planu komunikacji. O tym można przeczytać w osobnym artykule.