Zgodnie z ogłoszeniem konkursowym wniosek należy złożyć w formie i w trybie wskazanym w ogłoszeniu. Dobrze jest mieć na tyle wcześniej przygotowane wszystkie dokumenty, żeby uniknąć potem zamieszania z powodu braku podpisów, braku załączników i drukowania w ostatniej chwili wniosku i studium wykonalności. Istnieje również możliwość złożenia wniosku w formie elektronicznej. Termin na złożenie wniosku o dofinansowanie uważa się za zachowany, jeżeli wniosek o dofinansowanie zostanie dostarczony osobiście, za pośrednictwem kuriera lub operatora pocztowego innego niż wyznaczony, w rozumieniu Ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – prawo pocztowe , na wskazany powyżej adres najpóźniej w dniu zakończenia konkursu zgodnie z regulaminem. W przypadku dostarczenia wniosku drogą elektroniczną termin uważa się za dotrzymany, jeżeli przed upływem terminu zakończenia konkursu wniosek o dofinansowanie zostanie wysłany w formie dokumentu elektronicznego na adres skrytki na ePUAP, podpisanego przy użyciu podpisu elektronicznego. Nie trzeba dodawać, że ostatnie przygotowania do złożenia wniosku wymagają pełnej mobilizacji zespołu i wiążą się często z intensywną pracą „po godzinach”, dlatego tak ważne jest systematyczne monitorowanie przygotowań związanych z wnioskiem i niepozostawianie wszystkiego na ostatnią chwilę.