Budowa zespołu, który zajmie się przygotowaniem naszej aplikacji, jest elementem koniecznym, jeśli chcemy, żeby wniosek wraz załącznikami został przygotowany profesjonalnie, nie miał podstawowych uchybień formalnych, a potem merytorycznym. Dofinansowanie projektu z zakresu ochrony dziedzictwa kulturowego związanego niejednokrotnie z przebudową, konserwacją, rewaloryzacją obiektu czy zespołu zabytkowego, a wraz z nim zabytków ruchomych w powiązaniu z digitalizacją zbiorów i zakupem wyposażenia niezbędnego do jego eksploatacji stanowi trudne infrastrukturalne przedsięwzięcie wymagające pracy interdyscyplinarnego zespołu, który na pewnym etapie będzie zajmował się tylko i wyłącznie doprecyzowywaniem poszczególnych elementów wniosku.

Może się oczywiście zdarzyć, że nie dysponujemy w pełni takim zespołem, wtedy dobrze jest skorzystać z firmy zewnętrznej lub przynajmniej uzupełnić nasze zasoby o specjalistów, którzy pomogą nam uzupełnić dokumenty o te opracowania, jakich sami nie jesteśmy w stanie przygotować. Taki wniosek wymaga często znajomości zasad prowadzenia inwestycji, znajomości zakresu i przepisów związanych z konserwacją, wiedzy ekonomicznej, doświadczenia w prowadzeniu inwestycji wymagających decyzji środowiskowych, ale również systematycznej pracy przy kompletowaniu dokumentów i redagowaniu tekstów. Innym zagadnieniem jest zwykła znajomość naszego projektu, nikt nie wie lepiej od nas, jakie są nasze możliwości, zasoby, zamiary i ograniczenia. Dopiero po powołaniu zespołu, który dokładnie rozdzieli pomiędzy siebie pracę, będzie można ocenić możliwości złożenia wniosku w regulaminowym terminie i skuteczne działanie w przypadku stwierdzenia niemożności przygotowania wszystkiego własnymi siłami. Zespół współpracuje nie tylko do momentu złożenia wniosku. Często beneficjent proszony jest o wyjaśnienia lub uzupełnienia na poszczególnych etapach oceny formalnej i merytorycznej.