Praca nad przygotowaniem wszystkich dokumentów wymaga uważności i staranności. Nie należy się zniechęcać na samym początku pozornie karkołomnymi oczekiwaniami instytucji pośredniczącej, strukturą dokumentów czy po prostu ilością pracy. Pamiętajmy, że chcemy otrzymać kilka, a nawet kilkanaście milionów złotych dotacji, która pomoże nam nie tylko uratować zabytek, ale być może także postawić na nogi instytucję kultury, poprawić naszą ofertę kulturalną, a tym samym zwiększyć atrakcyjność otoczenia, miasta, regionu, a nawet wpłynąć na atrakcyjność oferty w skali całego kraju. Wiele instytucji te dofinansowania uzyskuje, dlaczego więc tym razem nie mielibyśmy to być my?

Wniosek i studium przygotowujemy sukcesywnie, równolegle kompletujemy wszystkie załączniki. Być może część z nich trzeba będzie uzyskiwać w różnych terminach. Do wniosku należy dołączyć listę załączników, co jest o tyle ułatwieniem, że pozwala na bieżąco monitorować przygotowanie całej dokumentacji. W celu prawidłowego przygotowania wniosku i studium wykonalności warto kontrolować prawidłowość przygotowywanych zagadnień w zestawieniu z załącznikami: Regulamin pracy Komisji Oceny Projektów, Kryteria wyboru projektów i Listy sprawdzające (zob. załączniki do ścieżki). Szczególnie Kryteria wyboru dają nam możliwość zapoznania się z tym, jak będzie oceniany wniosek, czego nie można pominąć, i gdzie uzyskamy 0 punktów, jeśli nie przygotujemy odpowiedzi zgodnych z założeniami konkursu.

Studium wykonalności powinno zawierać odpowiedzi na wszystkie zagadnienia dokładnie według spisu treści. Główną część studium stanowi opis projektu, który powinien być precyzyjny i zawierać wszystkie informacje o zakresie, dokumentach, decyzjach administracyjnych, opiniach koniecznych do realizacji zadania i poszczególnych działaniach organizacyjnych oraz technicznych. Bardzo istotna jest spójność pomiędzy działaniami, harmonogramem i oczekiwanymi efektami realizacji projektu, czyli rezultatami i produktami, jakie zostaną osiągnięte po zakończeniu inwestycji. Nowym opracowaniem wymaganym w większości programów operacyjnych jest tzw. analiza zapotrzebowania lub analiza popytu. Analiza powinna zostać wykonana z wyprzedzeniem, oparta na faktycznych badaniach ankietowych i wywiadach przeprowadzonych w otoczeniu beneficjenta. Odrębną część studium stanowi analiza ekonomiczno-finansowa, której celem jest pokazanie faktycznego poziomu pomocy i efektów ekonomicznych, jakie zostaną uzyskane w okresie trwałości projektu. Nie trzeba dodawać, że konieczne jest przygotowanie wiarygodnej oferty kulturalnej, wykazanie celowości działań i wykazanie spójności projektu z innymi programami i strategiami, w tym w przypadku projektów realizowanych w ramach POIiŚ ze Strategią Unii Europejskiej dla regionu Morza Bałtyckiego (SUE RMB). Szczegółowo powyższe założenia oraz najczęściej popełniane błędy są omówione w osobnym artykule.