Mieszkańcy powinni uzyskać możliwość uczestniczenia w wypracowywaniu kierunków rozwoju czy propozycji działań oraz mieć udział we współdecydowaniu o ich ostatecznym kształcie. Dotyczy to zarówno opracowania dokumentów strategicznych, takich jak np. Gminny program opieki nad zabytkami czy strategia zarządzania dziedzictwem, jak i dokumentów, w których zasoby dziedzictwa mogą stanowić podstawę planowania (np. strategia marki, strategia rozwoju turystyki).

Nie mniej ważne jest angażowanie mieszkańców w podejmowanie decyzji dotyczących wybranych zasobów dziedzictwa (wprowadzenie nowej funkcji, rewitalizacja wartościowych przestrzeni publicznych, np. parków) i wspólne szukanie najlepszych rozwiązań, których wdrożenie mogą później wspierać. Aby móc włączyć mieszkańców w proces planowania, trzeba przeprowadzić akcję informacyjną, by wyposażyć mieszkańców w wiedzę na temat przedmiotu planowania i harmonogramu procesu oraz sposobów włączenia się w proces. Przygotowane materiały powinny służyć zainteresowanym w przygotowaniu się do rzetelnej i efektywnej pracy. Dobrze zaprojektowane narzędzia zależą od zakresu i przedmiotu planowania i umożliwiają mieszkańcom uczestnictwo, najlepiej bezpośrednie, przez udział w spotkaniach czy warsztatach.

Co do zasady metody pracy warsztatowej zamiast tradycyjnej formy dyskusji w większym stopniu uwalniają twórcze podejście. Najbardziej rozpowszechnione są obecnie:

• burza mózgów,
• praca w grupach w różnych formach,
• World Café,
• Open Space,
• wybór najlepszych rozwiązań przez głosowanie.

Powyższe metody pracy warsztatowej mogą być praktycznie zastosowane w większości sytuacji i obszarów do dyskusji i przynieść ciekawe pomysły i rozwiązania, których autorami będą sami mieszkańcy. Warto pamiętać, że czują się oni znacznie bardziej odpowiedzialni za realizację pomysłów, które współtworzyli, będąc nie tylko sprzymierzeńcami przy ich wdrożeniu, ale też aktywnymi współrealizatorami. Niezależnie od zastosowanych metod wynik planowania działań powinien zostać zebrany w formie dostępnego dla wszystkich dokumentu – strategii, programu czy raportu. Przed ostatecznym zatwierdzeniem powinno się poddać go konsultacjom społecznym, gdyż – niezależnie od jakości i skuteczności akcji informacyjnej, frekwencji mieszkańców i ich zaangażowania w cały proces – liczba uczestników tych działań jest ograniczona. Tymczasem wypracowane rozwiązanie należy poddać ocenie szerokiej grupy mieszkańców. Nowe propozycje bądź powinny zostać uwzględnione w ostatecznym dokumencie, bądź ich autorzy powinni otrzymać wyjaśnienie, dlaczego zostały odrzucone.