Analiza grup docelowych powinna służyć uwzględnieniu wszystkich środowisk istotnych z punktu widzenia planowanych działań, z którymi będziemy się komunikować. Definiowanie grup pomoże też w doborze najbardziej adekwatnych narzędzi i kanałów dotarcia. Warto wydzielić grupy, dla których będzie trzeba zastosować szczególne narzędzia czy przygotować specjalne materiały. Na przykład przy tworzeniu programu edukacji regionalnej warto uwzględnić: nauczycieli, młodzież, rodziców, organizacje pozarządowe (szczególnie te, które zajmują się ochroną dziedzictwa i kultywowaniem lokalnych tradycji), pasjonatów lokalnej historii, kultury i sztuki, instytucje (np. ośrodki kultury, muzea), seniorów (osoby, które mogą być źródłem wiedzy i lokalnej pamięci). Poszczególne grupy mogą wymagać odrębnego podejścia, co powinno zostać uwzględnione przy określaniu planowanych narzędzi i kanałów informacyjnych.