Karty ewidencyjne najczęściej wykonywane są dla zabytków wpisywanych do rejestru. Właściciel, wnioskując o wpis do rejestru zabytków, sporządza spis posiadanych zabytkowych obiektów. Wówczas z urzędu ochrony zabytków wysłany jest specjalista, aby określić, które z wnioskowanych obiektów rzeczywiście prezentują wartości historyczne, artystyczne bądź naukowe kwalifikujące do wpisu do rejestru oraz może wytypować inne zabytki, które sugeruje objąć ochroną.