Realizacja określonych w dokumentach celów w dużej mierze zależy od sprawności instytucjonalnej danej JST, która obejmuje prawno-administracyjny kontekst funkcjonowania samorządu oraz wdrożony system zarządzania (strukturę, zarządzanie zasobami ludzkimi, przyjęte rozwiązania organizacyjne itp.). W kontekście zarządzania dziedzictwem kluczowe w tym zakresie jest poszukiwanie odpowiedzi na następujące pytania:

1. Jaka komórka organizacyjna w urzędzie gminy zajmuje się dziedzictwem? (lub ile osób w gminie zajmuje się dziedzictwem, czy kompetencje w tym zakresie są rozproszone między komórkami organizacyjnymi, jeśli tak to jakimi?)
2. Czy i ile osób w gminie odpowiada za współpracę z instytucjami kultury i organizacjami społecznymi działającymi w zakresie dziedzictwa?
3. Czy w ostatnich latach gmina pozyskiwała środki na projekty z zakresu dziedzictwa? Jeśli tak, czego one dotyczyły, jakie są efekty (oddziaływanie) tych projektów?
4. Czy gmina współpracuje z innymi samorządami (nawet tymi za granicą) związaną z dziedzictwem? Jeśli tak, jaką – czego ona dotyczy, czy jest aktywna, czy incydentalna?