Należy przygotować wniosek do WKZ (w załączeniu przykładowe wzory wniosków Małopolskiego WKZ i Stołecznego KZ). Musi on zawierać następujące dane: imię, nazwisko i adres lub nazwę, siedzibę i adres wnioskodawcy. Należy wskazać zabytek objęty wnioskiem z uwzględnieniem miejsca jego położenia albo przechowywania oraz określić zakres planowanych działań, przewidywany termin rozpoczęcia i zakończenia prac konserwatorskich czy robót budowlanych. Należy również podać imię, nazwisko i adres konserwatora prowadzącego prace, kierownika budowy, inspektora nadzoru inwestorskiego lub załączyć oświadczenie o wyborze tych osób w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. We wniosku powinno się wskazać, jakie zostają załączone dodatkowe dokumenty. Wniosek należy podpisać.

Organ ochrony zabytków przy wyznaczaniu terminu ważności decyzji nie jest związany przewidywanym terminem rozpoczęcia i zakończenia prac wskazanym we wniosku inwestora, niemniej określając planowany termin zakończenia prac, należy pamiętać, że WKZ najczęściej na tej podstawie ustala termin ważności pozwolenia, po upłynięciu którego decyzja straci ważność. Dlatego warto dać sobie więcej czasu na wykonanie prac, tak aby w trakcie robót nie trzeba było występować do WKZ o zmianę – przedłużenie terminu ważności pozwolenia.