Wniosek o udzielenie dotacji należy skierować do właściwego miejscowo WKZ i trzeba pamiętać, że wnioski w poszczególnych województwach różnią się między sobą. Na stronach poszczególnych urzędów znajdują się gotowe wzory ułatwiające właściwe przygotowanie danych oraz niezbędnych załączników. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 6 czerwca 2005 roku w sprawie udzielania dotacji celowej na prace konserwatorskie, restauratorskie i roboty budowlane przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków wymaga wskazania następujących obowiązkowych danych i dokumentów:

1. imię, nazwisko, miejsce zamieszkania i adres wnioskodawcy lub nazwę, siedzibę i adres jednostki organizacyjnej, będącej wnioskodawcą,
2. rodzaj prac,
3. określenie wysokości dotacji, o którą ubiega się wnioskodawca,
4. harmonogram realizacji prac,
5. oświadczenie wnioskodawcy o dysponowaniu zasobami rzeczowymi i kadrowymi zapewniającymi prawidłową obsługę wykonanych prac,
6. kosztorys całkowitych kosztów prac.

W przypadku gdy wykonawca prac jest wyłaniany na podstawie przepisów o zamówieniach publicznych, po jego wyborze należy przekazać WKZ pozwolenia konserwatorskie i budowlane oraz kopię najkorzystniejszej oferty, która została wybrana w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Oferta ta powinna zawierać wyodrębnione ceny zakupów materiałów niezbędnych do wykonania prac.