Zgodnie z zapisami Ustawy z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami gminny program opieki nad zabytkami powinien zostać opracowany raz na cztery lata, a co dwa lata wójt / burmistrz / prezydent miasta sporządza sprawozdanie z jego realizacji i przedkłada Radzie Gminy. Ustawodawca przewiduje więc, że tak jak większość dokumentów programowania GPOZ ma formułę otwartą, tzn. istnieje potrzeba sprawdzania (monitorowania) realizacji zapisów programu i ewentualnego, wynikającego z oceny wdrażania, korygowania celów.

Jeśli więc nasza JST posiada GPOZ, to przystępując do programowania zarządzania dziedzictwem w modelu obligatoryjnym, należy sobie odpowiedzieć na kilka podstawowych pytań:

1. W którym roku został opracowany nasz GPOZ?
2. Jaki jest horyzont czasowy dokumentu i czy jest to jeszcze obowiązujący program?
3. Czy w ramach GPOZ został przewidziany system monitoringu, jeśli tak, to czy jest on realizowany?
4. Jeśli GPOZ został uchwalony wcześniej niż dwa lata temu, to czy i w jaki sposób zostało przygotowane sprawozdanie z jego realizacji?

Jeśli nasza JST posiada GPOZ, którego horyzont czasowy się zakończył, to opracowujemy nowy dokument (wykorzystując ścieżkę związaną z opracowaniem nowego programu opieki nad zabytkami ). Jeśli mamy do czynienia z sytuacją, że horyzont czasowy naszego GPOZ kończy się np. w 2017 r., możemy przeprowadzić aktualizację dokumentu. Proces ten będzie miał na celu dokonanie zmian w sformułowaniu celów i priorytetów w taki sposób, żeby nie zostawiać w programie już zrealizowanych działań i żeby zaktualizowany dokument odpowiadał na aktualne wyzwania rozwojowe JST.

Podstawą prawidłowo wykonanej aktualizacji jest dostępność danych monitoringu. Aktualizację można wykonywać w każdym momencie obowiązywania dokumentu, a potrzeba jej dokonania może wynikać albo ze zmiany zasobu lokalnego dziedzictwa, albo ze zmiany w otoczeniu, które mają wpływ na dziedzictwo.