Planowanie działań – warsztaty z mieszkańcami w Miechowie

W Miechowie działa wiele instytucji i organizacji, które tworzą ofertę spędzania wolnego czasu dla mieszkańców. Choć możliwości jest wiele, niezbyt wielu mieszkańców z niej korzysta. Władze Miasta i Gminy postanowiły zaprosić mieszkańców do dialogu nad wspólnym stworzeniem oferty na podstawie dobrze zdefiniowanych potrzeby mieszkańców. Wstępnym etapem było przeprowadzenie ankiety, następnie zorganizowano warsztaty planistyczne z mieszkańcami. Pozwoliły one na stworzenie propozycji różnorodnej i dopasowanej oferty uwzględniającej potrzeby różnych grup mieszkańców i zaplanowanie ich realizacji.

Kontekst

Wstępem do działań, podjętych wiosną 2015 roku, było przeprowadzenie ankiety i konkursu rysunkowego dla dzieci. Dzieciaki miały za zadanie narysować swoją wizję ciekawych zajęć – jako głos w dyskusji najmłodszych – podczas festynu z okazji Dnia Dziecka. Ankieta dla dorosłych zawierała dziewięć pytań, w większości były to pytania dwustopniowe w formie pytań otwartych. Autorom zależało, żeby nie tylko dowiedzieć się o preferencjach respondentów, ale przekonać się, jak duży procent z nich korzysta z oferty różnych instytucji, co cieszy się największym zainteresowaniem oraz zbadać, co stanowi barierę, dla tych, którzy z oferty poszczególnych instytucji nie korzystają.

Ankieta przyniosła wiele ciekawych i zaskakujących informacji, a raport z badania stał się znakomitym materiałem do rozpoczęcia dyskusji i konstruktywnej pracy nad udoskonaleniem istniejącej oferty i sposobu funkcjonowania instytucji, które ją tworzą. Zaplanowano dwudniowe warsztaty i zaproszono do udziału w nich różne środowiska, np. seniorów, młodzież. Zadbano, żeby nie ograniczać dyskusji wyłącznie do przedstawicieli miasta, ale zaproszono również reprezentacje sołectw oddalonych od jego centrum.

Przebieg

Warsztaty składały się z dwóch części. Pierwsza służyła podsumowaniu dotychczasowej oferty. Na sali byli przedstawiciele instytucji tworzących ofertę spędzania czasu wolnego. Ważne było, żeby przekonać ich, że prowadzone konsultacje i planowanie ma pomóc im stworzyć adekwatną do potrzeb ofertę i zapewnić większą frekwencję podczas organizowanych wydarzeń. Wszyscy zastanawiali się również, jakie są bariery, które przeszkadzają mieszkańcom w korzystaniu z oferty. Najważniejszą częścią warsztatów było jednak sporządzenie listy najbardziej pożądanych zajęć i wydarzeń, które będą w stanie przyciągnąć mieszkańców.

Wspólnie podjęto decyzję, żeby ofertę podzielić na cztery kategorie: 1) zajęcia organizowane regularnie, 2) imprezy i wydarzenia okolicznościowe, 3) sport i rekreacja oraz 4) oferta oparta na historii i kulturze lokalnej. Ta ostatnia kategoria nie była dotąd w jakiś szczególny sposób realizowana, a okazała się ważna dla uczestników warsztatów. Decyzję odnośnie kategorii podjęto w wyniku dyskusji na forum – zgłaszano propozycje i wspólnie zostało uzgodnione, w jakich kategoriach powinny być omawiane pomysły na oferty.

Przed przystąpieniem do pracy nad ofertą przeprowadzono jeszcze inwentaryzację infrastruktury, którą można uwzględnić przy planowaniu zajęć i wydarzeń. Najważniejszą część planowania stanowiła praca warsztatowa prowadzona metodą World Café. Uczestnicy zostali podzieleni na cztery grupy – każda z nich miała możliwość przedstawiania swoich propozycji spędzania wolnego czasu w wymienionych kategoriach. W efekcie zebrano blisko 70 różnych pomysłów, część z nich całkowicie nowych i innowacyjnych. W kolejnym etapie uczestnicy dokonywali wyboru najciekawszych – z ich punktu widzenia – pomysłów poprzez głosowanie. Każdy uczestnik mógł oddać trzy głosy w każdej kategorii. W ten sposób powstała krótsza lista propozycji do dalszej pracy. Uczestnicy wybrali z niej ich zdaniem najważniejsze pomysły do realizacji i wspólnie planowali sposoby wprowadzenia ich w życie.

Finansowanie

Warsztaty jako część konsultacji były prowadzone w ramach projektu „Partycypacja – zróbmy kolejny krok” realizowanego przez Fundację Miejsc i Ludzi Aktywnych we współpracy z ośmioma gminami z Małopolski dzięki programowi „Obywatele dla Demokracji” finansowanego z funduszy EOG.

Efekty

Wspólne planowanie oferty spędzania czasu było ważnym doświadczeniem, które pozwoliło nie tylko wykreować nowe pomysły, przedyskutować potrzeby, ale też pochylić się nad problemami związanymi z funkcjonowaniem instytucji zaangażowanych w realizację oferty. Bardzo ważnym wnioskiem był brak współpracy pomiędzy instytucjami i organizacjami z terenu miasta. Jednym z pomysłów było stworzenie wspólnej oferty w formie miesięcznego kalendarza – odpowiedzialność za zebranie wszystkich propozycji wzięło na siebie Centrum Kultury i Sportu w Miechowie, które regularnie publikuje na swojej stronie internetowej kalendarz wszystkich dostępnych zajęć i wydarzeń.

Równocześnie, w wyniku dialogu i na skutek pewnego nacisku mieszkańców, instytucje zaczęły ze sobą współpracować, wspólne planować i organizować wydarzenia. Podczas dyskusji uczestnicy warsztatów podkreślali niewystarczające informowanie ze strony organizatorów o ofercie planowanych wydarzeń. W związku z tym wszystkie instytucje podjęły działania w tym zakresie (np. młodzież nie uczestniczyła w wydarzeniach Biura Wystaw Artystycznych „U Jaksy”, bo nie były promowane w tej grupie; BWA zaktywizowało swoje działania na Facebooku i tą drogą dociera do młodych uczestników kultury).

Wspólna praca nad pomysłami i ich wdrożeniem zaowocowała złożeniem przez Stowarzyszenie „Twórcownia” do budżetu obywatelskiego na rok 2016 projektu na organizację warsztatów rękodzielniczych, które zostały zgłoszone jako atrakcyjna oferta spędzania wolnego czasu. Pomysł ten spotkał się z uznaniem mieszkańców i wygrał w głosowaniu. W Miechowie powstało nowe miejsce, zagospodarowane przez Stowarzyszenie, gdzie organizowane są różnego rodzaju warsztaty rękodzielnicze dla mieszkańców, a przy okazji koncerty jazzowe, spotkania mieszkańców czy klub filmowy.

Dla władz i mieszkańców projekt stanowi dobry przykład tego, że pomysły stworzone wspólnie podczas warsztatów nie muszą być realizowane wyłącznie przez gminę, ale mogą się podjąć ich wdrożeniem organizacja czy nawet grupa nieformalna, pod warunkiem że zdaje sobie sprawę, że odpowiada na konkretną potrzebę mieszkańców.

Autor: Barbara Kazior