Dobre zaplanowanie partycypacji jest kluczowe dla zapewnienia realnego udziału mieszkańców – powinno ono być dostosowane do sytuacji, skali przedsięwzięcia i oczekiwań co do potencjalnego zaangażowania mieszkańców (np. czy oczekiwane jest zebranie opinii przed podjęciem konkretnej decyzji, czy tworzenie przestrzeni do bezpośredniego zaangażowania się mieszkańców w działanie). Należy określić, jakie metody, narzędzia i instrumenty zostaną zastosowane na każdym etapie procesu planowania i realizacji działań. Dobrze jest powołać multidyscyplinarny zespół do zaplanowania i przeprowadzenia procesu metodami partycypacyjnymi – kilkuosobową grupę, która będzie współpracowała, wykorzystując predyspozycje, wiedzę i umiejętności poszczególnych członków zespołu. Można go wyłonić spośród pracowników urzędu, ale dobrze zaprosić do udziału w jego pracach np. przedstawicieli lokalnych organizacji (zainteresowanych przedmiotem planowania / decyzji) czy inne osoby o adekwatnej wiedzy i umiejętnościach, cieszące się autorytetem i zaufaniem społecznym. Można też skorzystać z pomocy profesjonalisty w zaplanowaniu i przeprowadzeniu całego procesu uczestniczenia lub tylko na pewnych jego etapach (np. przeprowadzenie diagnozy, moderowanie spotkań i warsztatów, opracowanie strategii komunikacyjnej czy kampanii informacyjnej).