Tryby rektyfikacji decyzji administracyjnej (sprostowanie, uzupełnienie, wyjaśnienie)

Rektyfikacja jest sprostowaniem lub uzupełnieniem decyzji administracyjnej zawierającej wadę mało istotną. Z taką wadą mamy do czynienia, gdy jej wystąpienie pozostaje bez wpływu na prawa bądź obowiązki stron wynikające z decyzji. W artykule omówiono sposoby, w jakie można rektyfikować decyzje administracyjne wydane z omyłkami lub uchybieniami.

Do trybów tzw. rektyfikacji decyzji należą:

• uzupełnienie co do rozstrzygnięcia bądź co do prawa odwołania, wniesienia w stosunku do decyzji powództwa do sądu powszechnego lub skargi do sądu administracyjnego albo sprostowania zamieszczonego w decyzji pouczenia w tych kwestiach (art. 111 K.P.A.);
• sprostowanie z urzędu lub na żądanie strony w drodze postanowienia w wypadku, gdy wystąpią błędy pisarskie i rachunkowe oraz inne oczywiste omyłki w wydanych przez ten organ decyzjach (art. 113 § 1 K.P.A.);

• wyjaśnienie wątpliwości co do treści decyzji w drodze postanowienia na żądanie organu egzekucyjnego lub strony (art. 113 § 2 K.P.A.).

Uzupełnienie decyzji może zostać dokonane zarówno z urzędu przez organ administracji publicznej, który wydał decyzję, jak i na żądanie strony, przy czym w obu przypadkach dopuszczalność dokonania tej czynności ograniczona jest 14-dniowym terminem, licząc od dnia doręczenia lub ogłoszenia decyzji. Uzupełnienie lub odmowa uzupełnienia decyzji następuje w formie postanowienia, na które nie przysługuje zażalenie. W przypadku wydania postanowienia o uzupełnieniu lub odmowie uzupełnienia decyzji termin dla strony do wniesienia odwołania, powództwa lub skargi biegnie od dnia jego doręczenia lub ogłoszenia.

Uzupełnienie decyzji administracyjnej w trybie art. 111 K.P.A. może dotyczyć tylko rozstrzygnięcia lub prawa odwołania (skargi), wobec czego nie może tyczyć się uzasadnienia decyzji. Uzupełnienie rozstrzygnięcia sprawy może mieć miejsce w przypadku zaistnienia błędu w ocenie stanu faktycznego i prawnego sprawy lub niedbalstwa przy sporządzaniu decyzji, co spowodowało wydanie rozstrzygnięcia częściowego, a niekompletność rozstrzygnięcia sprawy powinna być widoczna przy porównaniu go z materiałami zawartymi w aktach sprawy, a więc z żądaniami strony, zakresem postępowania wyjaśniającego czy też z zebranymi w sprawie materiałami i dowodami (por. wyrok NSA z dnia 13 lutego 2002 r., sygn. I SA 1771/00).

Odnosząc się do możliwości sprostowania błędów pisarskich, trzeba zaś wskazać, że kluczowe znaczenie z punktu widzenia możliwości skorzystania z tego środka prawnego ma cecha oczywistości istniejącego błędu lub omyłki. W świetle art. 113 § 1 K.P.A. sprostowanie decyzji możliwe jest bowiem wyłącznie w sytuacji, gdy fakt istnienia uchybienia nie pozostawia jakichkolwiek wątpliwości. Z oczywistością mamy do czynienia przy błędach lub omyłkach „na pierwszy rzut oka” ewidentnych, łatwo zauważalnych i niewymagających dodatkowych zabiegów myślowych, obliczeń czy ustaleń (por. wyrok NSA z dnia 2 czerwca 2020 r., sygn. II FSK 786/20). Wyznacznikiem oczywistości błędu pisarskiego lub rachunkowego oraz innej omyłki w rozumieniu ww. przepisu jest możliwość natychmiastowego i niepozostawiającego w jakichkolwiek sposób wątpliwości wykrycia uchybienia w drodze prostego zestawienia rozstrzygnięcia z zebranymi w sprawie dokumentami (por. wyrok WSA w Poznaniu z dnia 20 września 2018 r., sygn. II SA/Po 518/18).

Co istotne, w ramach trybu art. 113 § 1 K.P.A. dopuszczalne jest sprostowanie jedynie nieistotnych błędów decyzji. Sprostowaniu nie mogą podlegać takie błędy, które dotyczą procesu stosowania prawa, tj. ustalenia treści obowiązującego prawa, stanu faktycznego sprawy, kwalifikacji prawnej stanu faktycznego oraz konsekwencji prawnych zastosowania określonej normy prawnej. Błędy istotne mają bowiem zasadnicze znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy i dla jego zgodności z prawem, w odróżnieniu od błędów nieistotnych, które z jednej strony są oczywiste, z drugiej zaś nie dotyczą merytorycznej strony rozstrzygnięcia. Nie ma zatem możliwości użycia środka prawnego z art. 113 § 1 K.P.A. w przypadku wykrycia w decyzji błędów istotnych, nawet gdy ich istnienie jest oczywiste.

Jak zauważył WSA we Wrocławiu w wyroku z dnia 29 maja 2019 r. (sygn. II SA/Wr 230/19): oczywistym jest zatem, że w trybie sprostowania nie można zmienić najistotniejszego elementu decyzji administracyjnej, jakim jest jej sentencja (rozstrzygniecie), w której to zostaje wszak wyrażona wola organu administracji publicznej. Niedopuszczalna jest modyfikacja praw i obowiązków stron postępowania, w której wydano prostowaną decyzję. Jeżeli sprostowaniu podlegają tylko błędy i omyłki oczywiste, to a contrario uzasadnionym jest twierdzenie, iż nie mogą być prostowane błędy i omyłki nieposiadające cechy oczywistości. Nie można bowiem uznać za nieistotne i oczywiste błędów, których dopuszczono się w procesie stosowania prawa, a zatem co do ustalenia stanu faktycznego, właściwego przepisu prawa mającego zastosowanie w konkretnym stanie faktycznym oraz ustalenia konsekwencji prawnych zastosowania konkretnej normy prawnej. W związku z powyższym należy skonstatować, iż instytucja sprostowania nie może być wykorzystywana do naprawiania błędów dotyczących stosowania prawa.

Jednocześnie rozpatrywanie możliwości sprostowania decyzji powinno każdorazowo odbywać się na tle okoliczności konkretnej sprawy, jako że to, co może być uznane za oczywiste w jednym układzie stosunków faktycznych, może tę cechę stracić, gdy układ ów ulega zmianie, choćby w relatywnie niewielkim stopniu. Pojęcie „oczywistej omyłki” ma wszak charakter niedookreślony, odsyłający do systemu pojęć i ocen pozaprawnych, wyłączający w konsekwencji automatyzm przyjmowanych kryteriów na rzecz pewnej elastyczności, pozwalającej urealnić dokonywaną kwalifikację prawną i dopasować ją do różnych, nierzadko niepowtarzalnych i jednostkowych aspektów badanej sytuacji (wyrok NSA z dnia 19 maja 2008 r., sygn. I FSK 732/07).

Przykładowo różnie oceniania może być kwestia dopuszczalności sprostowania błędu w oznaczeniu strony postępowania. I tak: w przypadku, gdy błąd w oznaczeniu strony polega na oczywiście mylnym podaniu nazwiska lub imienia albo adresu zamieszkania strony, to decyzja może być sprostowana w trybie art. 113 § 1 K.P.A. W przypadku natomiast, gdy jako stronę oznaczono podmiot, który nie był i nie może być stroną postępowania, bowiem postępowanie nie dotyczyło jego interesu prawnego lub obowiązku, to taka decyzja jest obarczona wadą, o której mowa w art. 156 § 1 pkt 4 K.P.A., czyli że decyzja została skierowana do osoby niebędącej stroną w sprawie (wyrok WSA w Warszawie z dnia 19 października 2007 r., sygn. VI SA/Wa 949/07).

Sprostowanie nie może bowiem zastępować innych instytucji procesowych, właściwych dla usunięcia istotnych wad tkwiących w decyzji, takich jak np. uchylenie decyzji czy stwierdzenie jej nieważności. Nie może być też furtką do ponownej oceny stanu faktycznego lub prawnego ani powodować zmiany merytorycznego rozstrzygnięcia (por. wyrok WSA w Warszawie z dnia 27 kwietnia 2006 r., sygn. I SA/Wa 1663/05).

Dodatkowo organ, który wydał decyzję, może wyjaśnić w drodze postanowienia na żądanie organu egzekucyjnego lub strony wątpliwości co do treści decyzji (art. 113 § 2 K.P.A.). Należy podkreślić, że z literalnej treści tego przepisu wynika, że postępowanie to nie może być wszczęte z urzędu. Zastosowanie tego środka prawnego poprzedzać winien wniosek złożony przez uprawniony podmiot, tj. organ egzekucyjny lub stronę. W świetle art. 1a pkt 7 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji organem egzekucyjnym jest organ uprawniony do stosowania w całości lub części określonych w ustawie środków służących doprowadzeniu do wykonania przez zobowiązanych ich obowiązków o charakterze pieniężnym lub obowiązków o charakterze niepieniężnym oraz zabezpieczania wykonania tych obowiązków.

Przymiot strony określa się natomiast przez pryzmat art. 28 K.P.A. W przypadku wyjaśnienia treści decyzji o wpisie do rejestru zabytków status strony w postępowaniu przysługiwać będzie w szczególności właścicielowi zabytku lub użytkownikowi wieczystemu gruntu, na którym znajduje się zabytek nieruchomy.

Tryb z art. 113 § 2 K.P.A. jest właściwy, gdy treść konkretnej decyzji, ze wskazanych przez stronę lub organ egzekucyjny przyczyn, budzi wątpliwości tych podmiotów. Chodzi przede wszystkim o sytuację, kiedy organ używa w wydanym przez siebie akcie pojęć wieloznacznych lub niedookreślonych i w ten sposób utrudnia precyzyjne ustalenie przedmiotu i zakresu przyznanego prawa lub nałożonego obowiązku. Po złożeniu wniosku o wyjaśnienie treści decyzji przez uprawniony podmiot organ rozpatrujący wniosek na samym wstępie powinien odpowiedzieć na pytanie, czy faktycznie treść decyzji obarczona jest zawiłością lub niejednoznacznością uniemożliwiającą lub utrudniającą ustalenie sensu jej rozstrzygnięcia. Jedynie w przypadku pozytywnej odpowiedzi organ jest uprawniony do wydania merytorycznego rozstrzygnięcia w przedmiocie wyjaśnienia treści decyzji.

Rozpatrując merytorycznie wniosek, organ wyjaśniający podlega istotnym ograniczeniom. Z jednej strony ramy postępowania wyznacza zakres zgłoszonych przez stronę wątpliwości co do użytych w decyzji niejasnych sformułowań bądź skrótów utrudniających ustalenie sensu rozstrzygnięcia, z drugiej zaś ogranicza go zakres wyjaśnianego rozstrzygnięcia i jego uzasadnienia. Treść ujęta w decyzji stanowi zamknięte ramy, w których poruszać się może organ wyjaśniający, a jego zadaniem jest dokonanie interpretacji w taki sposób, by nie wyjść poza zakres dotychczasowego rozstrzygnięcia. Oznacza to, że wyjaśnienie może odnosić się w swym zakresie tylko do treści ujętej (zawartej) już w decyzji, która nie jest jedynie wystarczająco jasna czy też zrozumiała dla strony (lub organu egzekucyjnego), i nie może wychodzić poza nią i wkraczać w kwestie, choć bezpośrednio graniczące, ale nie tożsame jednak z treścią decyzji (obszarem zawartych w niej rozstrzygnięć) (wyrok NSA z dnia 3 kwietnia 2008 r., sygn. II GSK 447/07).

W związku z tym w trybie wyjaśnienia treści decyzji nie wolno nadrabiać braków decyzji, zarówno dotyczących osnowy, jak i uzasadnienia, a także nie można uzupełniać dotychczasowego rozstrzygnięcia. Dokonując wyjaśnienia treści decyzji, organ musi uwzględniać stan faktyczny i prawny sprawy z dnia jej wydania, a wyjaśniane kwestie nie mogą należeć do problematyki objętej trybem uzupełnienia lub zmiany decyzji bądź sprostowania zaistniałych w niej błędów i oczywistych omyłek, nie mówiąc już o nowych roszczeniach strony kreujących osobną sprawę administracyjną (zob. wyrok NSA z dnia 24 czerwca 2008 r., sygn. II GSK 195/08). W trybie wyjaśniania treści decyzji nie można dokonywać interpretacji przepisów prawa, gdyż oznaczałoby to dokonanie wykładni prawa, a nie wyjaśnienie treści decyzji.

Jacek Brudnicki, analizujący problem wyjaśniania i prostowania treści decyzji o wpisie do rejestru zabytków w kontekście wad i uchybień tkwiących w tym rejestrze, trafnie przyjmuje, że art. 113 § 1 i 2 K.P.A. nie jest właściwym środkiem prawnym do usunięcia wad tkwiących w rejestrze oraz doprecyzowania treści poszczególnych wpisów, słusznie przestrzegając zarazem, że [w] kontekście zarówno wyjaśnienia treści decyzji, jak i jej prostowania należy zauważyć, iż nierespektowanie właściwości i zakresu przedmiotowego wskazanych trybów prowadzić może do arbitralnych rozstrzygnięć, które zamiast służyć usuwaniu wątpliwości powodować będą dodatkowe komplikacje [1].

[1] J. Brudnicki, Problem wyjaśniania i prostowania treści decyzji o wpisie do rejestru zabytków w kontekście wad i uchybień tkwiących w tym rejestrze, „Kurier Konserwatorski” 2011, nr 10, s. 49.

Dowiedz się więcej:

Adamiak B., Borkowski J., Postępowanie administracyjne i sądowoadministracyjne, Warszawa 2016.

Brudnicki J., Problem wyjaśniania i prostowania treści decyzji o wpisie do rejestru zabytków w kontekście wad i uchybień tkwiących w tym rejestrze, „Kurier Konserwatorski” 2011, nr 10.

Federczyk W., Klimaszewski M., Majchrzak B., Postępowanie administracyjne, Warszawa 2015.

Postępowanie administracyjne, red. T. Woś, Warszawa 2015.

Wierzbowski M., Szubiakowski M., Wiktorowska A., Postępowanie administracyjne – ogólne, podatkowe, egzekucyjne i przed sądami administracyjnymi, Warszawa 2015.

Autor: Katarzyna Zalasińska, Jacek Brudnicki [stan prawny na 31.07.2021 r.]