Jak monitorować realizacje celów

Artykuł definiuje, czym jest i jakie funkcje pełni monitoring celów w strategii zarządzania dziedzictwem. Odpowiada na pytanie, jak zaprojektować i realizować monitowanie celów.

System zarządzania dziedzictwem to planowanie, wdrażanie i monitorowanie działań mających na celu zachowanie i administrowanie zasobem o określonych wartościach w sposób zgodny z zasadami rozwoju zrównoważonego. Monitoring to jeden z etapów programowania rozwoju, który powinien pełnić kluczową rolę w procesie zarządzania rozwojem lokalnym i procesie zarządzania dziedzictwem (rys. 1). W praktyce zarządzania rozwojem w JST jest to ten etap, który realizowany jest najsłabiej, przede wszystkim przez trudności w formułowaniu i generowaniu wskaźników monitoringu.

Monitorowanie w procesie zarządzania dziedzictwem polega na gromadzeniu i analizie danych dotyczących realizacji określonych celów. To także ocena pozwalająca sprawdzić i ocenić skuteczność funkcjonowania systemu zarządzania, ocenić rezultaty (efekty i produkty), wreszcie – co bardzo istotne w całym procesie zarządzania dziedzictwem – ustalić, jakie środki zaradcze lub nowe działania powinny zostać podjęte, o ile stwierdzono niemożność lub braki w realizacji celów i działań.[1]

Monitorowanie – przez gromadzenie, a przede wszystkim analizę danych – służy do podejmowania decyzji i określania celów polityki względem dziedzictwa oraz dostarcza informacji dla potrzeb przyszłego planowania, a następnie wdrażania celów i działań. Istota monitoringu sprowadza się więc do odpowiedzi na pytania:„Które z założonych działań i celów zostały zrealizowane, a które nie? Jak w związku z tym modyfikować (aktualizować) zapisy celów?”. Ważnym elementem procesu monitoringu jest stwierdzenie, czy wynik naszego działania (efekt końcowy) jest zgodny z zamierzeniami określonymi poprzez cele i kierunki działania.

Cele zapisane w dokumentach strategicznych, w tym w dokumentach związanych z zarządzaniem dziedzictwem, mają różną hierarchię i stopień szczegółowości. System monitorowania realizacji celów zależy więc od kategorii wyznaczonych celów, ale także od wybranego modelu i ścieżki zarządzania dziedzictwem.

Bez względu jednak, jaki model i ścieżkę zaradzania dziedzictwem wybierze nasza JST, jeśli chcemy wiedzieć, czy dane cele i zaprojektowane działania są realizowane, powinny być do nich przypisane wskaźniki (tab. 1).

Wskaźnik to dające się obserwować zjawisko lub cecha, których zaobserwowanie (czasem samo pojawienie się) stanowi przesłankę, tj. pozwala stwierdzić z wysokim prawdopodobieństwem, że dane zjawisko lub cecha wystąpiła.

Źródło: opracowanie na podstawie: T. Kot, A., Weremiuk, Wskaźniki w zarządzaniu strategicznym, MRR, Warszawa 2012, s. 13–17; Zarządzanie światowym dziedzictwem kulturowym. Poradnik światowego dziedzictwa, NID, Warszawa 2015, s. 111–113.

Bez względu na kategorie celów, dla których przygotowujemy propozycje wskaźników, warto zadbać o to, żeby każdy z celów (przynajmniej strategicznych zapisanych w dokumentach związanych z zarządzaniem dziedzictwem) miał określone wskaźniki, za pomocą których będzie monitorowana jego realizacja.

Jednym z warunków poprawnego formułowania celów (filtr SMART – więcej na ten temat w Poradniku zarządzania dziedzictwem w gminach, s. 140–145) jest mierzalność, czyli formułowanie celów w taki sposób, żeby możliwy był pomiar jego realizacji, czyli przypisanie co najmniej jednego wskaźnika, za pomocą którego dany cel będzie monitorowany.

Wskaźniki przypisane dla monitorowania realizacji celów powinny być tak dobrane, żeby oddawały istotę celu i nie demonstrowały działań pozornych. Prawidłowo dobrane wskaźniki powinny także zmieniać wartość w wyniku realizacji celu. Dobrą praktyką jest podanie wartości bazowej wskaźnika (poziomu, z którego startujemy, czyli określenie, ile wynosiła wartości wskaźnika np. w 2015 roku, kiedy zaczęto realizować dany cel). Warto także pamiętać o tym, że monitoring pełni również funkcje edukacyjne i informacyjne. Jeśli chcemy, żeby był on narzędziem uzasadniania decyzji i żeby był rozumiany przez szeroką grupę interesariuszy, to warto podać także, jaka jest zakładana tendencja zmian. Na przykład wskaźnik dostępny w statystyce publicznej dla każdej JST, jakim jest struktura wydatków budżetu gminy według działów, czyli odsetek) budżetu gminy przeznaczany na dział – kultura i ochrona dziedzictwa narodowego, jest często używanym wskaźnikiem dla monitorowania celów zarządzania dziedzictwem. Może być wykorzystany dla monitorowania następujących przykładowych celów:

• zwiększenie nakładów finansowych na kulturę i dziedzictwo (pożądana tendencja zmian wskaźnika rosnąca),
• zwiększenie udziału sektora prywatnego w finansowaniu działań z zakresu kultury i dziedzictwa (pożądana tendencja zmian wskaźnika malejąca).

Dla monitorowania celów kluczowe znaczenie mają wskaźniki ilościowe, policzalne, wyrażane w postaci bezwzględnej (konkretnej liczby) albo względnej (%) – zmiany ich wartości pozwalają precyzyjnie określić, czy dany cel jest realizowany.

Możliwe do popełnienia błędy to zastosowanie nieprecyzyjnych wskaźników, nieodpowiadających na pytanie, czy dany cel jest realizowany, np.:

Cel: Zwiększony odsetek pokrycia powierzchni gminy MPZP → wskaźnik – liczba planów miejscowych uchwalanych w roku (błąd, ten wskaźnik nie odnosi się do powierzchni gminy, poprawnie sformułowany wskaźnik: odsetek powierzchni gminy, dla którego w danym roku opracowano plany miejscowe).

Cel: zwiększanie poczucia odpowiedzialności mieszkańców za lokalne dziedzictwo → wskaźnik – wzrost udziału społeczności lokalnej w imprezach związanych z dziedzictwem w świetlicach wiejskich (błąd, ten wskaźnik jest niemierzalny, mówi o pożądanej tendencji, poprawnie sformułowany wskaźnik: np. liczba odwiedzających w miesiącu / roku gminny ośrodek kultury, liczba stałych uczestników zajęć, np. nauka tradycyjnej wycinanki, udział w próbach zespołu ludowego).

Podsumowując: jak monitorować cele?

Po pierwsze, z wykorzystaniem wiarygodnych wskaźników, o ile to możliwe z wykorzystaniem wskaźników ilościowych. Po drugie, systematycznie (np. raz w roku, raz na kwartał) – w ten sposób możemy obserwować postępy (lub ich brak) w realizacji celów. Po trzecie, generując i udostępniając raporty z monitorowania celów. Raport nie musi być skomplikowanym dokumentem, może to być tabela, w której zostaną zestawione cele, przypisane im wskaźniki, wartość bazowa wskaźnika, pożądana tendencja zmian oraz wartości osiągane w poszczególnych latach realizacji celów. Jeśli w raporcie z monitoringu pojawiają się znaczące odstępstwa od zakładanych efektów, warto je także wyjaśnić, mogą one wynikać z obiektywnych problemów, np. z opóźnień w uruchamianiu środków finansowych w ramach projektów finansowanych z zewnętrznych źródeł itp. Po czwarte, angażując interesariuszy i wykorzystując elementy zarządzania partycypacyjnego.

Zarządzanie partycypacyjne to proces obejmujący wszystkie etapy zarządzania rozwojem i zarządzania dziedzictwem, którego centralnym elementem jest ciągły i aktywny dialog pomiędzy przedstawicielami samorządu a interesariuszami (mieszkańcami, reprezentującymi ich organizacjami pozarządowymi oraz aktywnymi organami przedstawicielskimi, np. rady, zarządy dzielnic, sołectwa). Jeśli więc zgodnie z zasadami partycypacji zostały wypracowane cele zarządzania dziedzictwem, to także w proces monitorowania należy włączyć interesariuszy. Należy pamiętać, że nie wszystkie cele zapisane w dokumentach JST realizują same urzędy, część celów realizowana jest we współpracy lub przez same organizacje społeczne (np. koła gospodyń wiejskich, lokalne grupy działania). W takim przypadku bardzo często to te organizacje będą dostarczały rzetelnych, wiarygodnych danych do generowania wskaźników. Możliwe jest także wprowadzenie elementów monitoringu społecznego dotyczącego zarówno zasobu dziedzictwa, jak i realizacji celów. Na przykład jeśli jednym z przyjętych celów zarządzania dziedzictwem będzie: utrzymanie w dobrym (lub niezmienionym) stanie zabytkowych alei parkowych, to – po pierwsze – możliwe jest monitorowanie (np. przez nauczyciela, lokalnego działacza społecznego, grupę młodzieży) stanu tej alei (np. po każdej wichurze, obfitych opadach śniegu). Możliwe jest wtedy podejmowanie szybkich działań (np. przycięcie, czy zabezpieczenie uszkodzonych drzew). Po drugie, w takich sytuacjach zazwyczaj wzrasta odpowiedzialność lokalnej społeczności za coś, co sama monitoruje.

[1] Zarządzanie światowym dziedzictwem kulturowym. Poradnik światowego dziedzictwa, Narodowy Instytut Dziedzictwa, Warszawa 2015, s. 96.

[2]„Dokładne charakterystyki wskaźników wraz z przykładami w artykułach: Monitoring dziedzictwa a monitoring w zarządzaniu dziedzictwem oraz w Monitoring dziedzictwa a monitoring w zarządzaniu dziedzictwem – dobra praktyka”

Źródła:

Kot T., Weremiuk A., Wskaźniki w zarządzaniu strategicznym, MRR, Warszawa 2012.

Zarządzanie światowym dziedzictwem kulturowym. Poradnik światowego dziedzictwa, Narodowy Instytut Dziedzictwa, Warszawa 2015.

Autor: Paulina Legutko-Kobus